المراجعة المستندية

المراجعة المستندية
مراجعة المستندات الواردة إلى المحاسبة العامة للتأكد من تكاملها ومن صحتها ومن احتوائها التواقيع من قبل المسئولين وتوجيهها حسب اللازم وتتبع إجراءات قيدها وتوزيع نسخها وحفظها فى الملفات.
مراجعة كافة الفواتير والمطالبات الواردة وتدقيقها والتأكد من موافقة المسئول حسب الصلاحية ومن صحة مبالغها وإرسالها إلى المحاسب المسئول لتحضير سند القيد لها وترحيلها إلى الدفاتر المحاسبية.
الرقابة على كافة المستندات الصادرة والواردة إلى قسم المحاسبة والتأكد من صحتها على التواقيع اللازمة.
مراجعة سندات القيد واعتمادها قبل تسجيلها فى الحسابات المعنية.
مراقبة عمليات القبض والصرف والتأكد من انها تتم وفقاً للإجراءات المقررة ومن أنها ضمن حدود الصلاحيات الإدارية والمالية المعتمدة.
تحرير اذون توريد واذون صرف النقدية.
المراجعة الحسابية للمستندات المقدمة إليه قبل القيد أو الإدخال بالحاسب الآلي.
التأكد من التسلسل التاريخي لأذون والتوريد والتسوية.
مراجعة كشفي حركة (النقدية الشيكات) الواردة من أمين الخزينة.
مراجعة كشوف استعاضة السلفة المستديمة.
إمساك دفتر إحصائي للرقابة على العهد المؤقتة ومراجعة مستندات نسويتها.
مراجعة كشوف المرتبات الشهرية وضرائب كسب العمل وأقساط التأمينات الإجتماعية والاستقاطاعات الأخري عند تحرير اذن الصرف بالصافي المستحق.
تتبع حركة الدائنين والمدينين وتحديد مراكزهم المالية.
حفظ المستندات طبقاً لتسلسل القيود بالحاسب الآلي.
إدخال القيود المحاسبية بالحاسب الآلي بعد التأكد من إعتمادها.
استخراج صورة من القيود اليومية وإرسالها إلى إدارة المراجعة فى نهاية اليوم لمراجعتها.
مشاركة المحسبين بالقسم فى تحرير مستند توجيه القيد المحاسبي والتوقيع بما يفيد المراجعة.
توجيه القيود المحاسبية
الموافقة على القيود الخاصة بالتسويات الحسابية وذلك ضمن حدود الصلاحيات المعطاة له.
مراجعة القيود المحاسبية المحضرة من قبل المحاسبين والتأكد من وجود المستندات الثبوتية لها ومن صحة وقانونية القيد سواء القيود الموجهة إلى الحسابات المالية أو الموجهة إلى الحسابات الإدراية حسب نظم الموازنة التقديرية.
الأصول الثابتة
التأكد من اشتراك دائرة الشئون المالية فى الجرد الدوري بما فيه التحقق من سلامة الموجودات الثابتة.
مراجعة بطاقات الموجودات الثابتة والتأكد من احتساب الاستهلاك بشكل صحيح وأعطاء التعلميات لتعديل معدلات الاستهلاك حيث يطرأ ما يوجب التعديل.
التأكد من اشتراك الدائرة المالية فى الجردات الدورية للموجودات الثابتة والأصناف المخزونة ومن كفاية المخصصات والاستدراكات ومن سلامة الاحتياطات المتخذة لحماية أموال الشركة.
المحافظة على أصول وممتلكات الشركة من خلال مراقبة بياناتها بالدفاتر والسجلات وإجراء الجرد الدوري والمفاجئ عليها.
إتخاذ إجراءات التأمين علىاموال وممتلكات الشركة ضد المخاطر المختلفة وكذلك التامين على أمناء وأرباب العهد النقدية وما فى حكمها.
الأجور
مراجعة كشوف الرواتب والأجور ومستحقات الموظفين والاشراف على إجراءات صرفها نقداً بواسطة أمين الصندوق أو بواسطة التحويل إلى البنوك.
تدقيق جداول الرواتب والأجور شهرياً والتأكد من صحة احتساب الإضافات والحسومات على مستحقات الموظفين والعمال وإدخال أية تعديلات فى وضع الموظفين والعمال على ملفاتهم فى الكمبيوتر.
المشتريات
التأكد من تطبيق الشروط المالية للتعاقد أو الشراء الخارجي سواء فى العقود أو فى أوامر الشراء ولدي استلام الأصناف أو الخدمات.
التأكد من تطبيق الشروط المالية للتعاقد والشراء سواء فى العقود أو فى أوامر الشراء.
استلام وتحليل وتصنيف الاحتياجات المادية من كافة الدوائر والشركات التابعة والمشاريع المستقلة بموجب نظام تخطيط الاحتياجات يشمل نماذج موحدة تصله فى موعد محدد وتشمل توزيع الاحتياجات على الشهور أو الفترات المناسبة.
القيام بالاتصالات المبدئية واستدراج العروض وفق نماذج موحدة وشاملة كل النقاط والشروط المتعلقة بالسعر والشحن والتسليم.
الاشتراك فى عضوية أو رئاسة لجان البت فى عقود الشراء وتقديم التحاليل والتوصيات بخصوص تأمين أفضل الشروط وضمان التسليم فى الوقت المناسب للشركة الأم أو الشركات التابعة او المشتركة فى صفقات الشراء الموحد بما فيه مميزات التعاقد على التوريد المباشر لكل شركة على حده ومميزات التوريد على دفعات ضمن عقد واحد.
تدقيق صحة الاستلام حسب الشروط التعاقد وتدقيق وتوقيع طلبات الدفع أو التحويل فى حالة كون الاستلام فى المخازن المركزية التابعة للشركة الأم والاشراف والتأكد من الاستلام والتدقيق والتوقيع على الاستلام من قبل المخولين بالاستلام فى مخازن الشركات المتضامنة مع الشركة الأم فى عمليات الشراء الموحد.
تنظيم وتطوير نظام الشراء والتخزين بكافة مراحله وخطوات تنفيذه لتأمين الاحتياجا بشكل عملي واقتصادي بما فيه الاحتياجات الطارئة والمستعجلة مثل اشتراط المرونة فى التعاقد على التوريد ومثل توريد كميات محدودة فى الحالات الطارئة والمستعجلة عن طريق التلكس أو الفاكس وشحنها عن طريق الطيران ومثل دراسة وتحليل تكاليف التخزين وتجميد الأموال وبالتالي تقصير المسافة بين تاريخ الاستلام والدفع من جهة وبين تاريخ الاستخدام من جهة أخري.
دراسة تنظيم عمليات التبادل والتكامل بين الشركات التابعة مثل أن تتولي الشركات التجارية المحلية التابعة للشركة الأم الاستيراد بعد الحصول على توكيل حصري لتسويق المواد التي تحتاجها مجموعة الشركات التابعة ومثل تشجيع الشركات الصناعية التابعة على تصنيع هذه المواد بتكاليف أقل من سعر الاستيراد ومثل توحيد التخزين بالنسبة للشركات القائمة فى منطقة واحدة.
الاستعانة بدائرة الدراسات وتقديم المعلومات اللازمة لها لغرض دراسة وتحليل التكاليف المشار إليها ودراسة تحليل العرض والطلب على المدي القصير والطويل.
الاستفادة من مكاتب الشركة فى الخارج والتابعة لدائرة العمليات الخارجية فى كل ما يتعلق بالشراء والتوريد من نفس المنطقة واقتراح تعيين مندوب مشتريات من قبله فى ذلك المكتب إذا كان هذا الإجراء فائدة عملية